Spisová služba

Spisová služba je aplikací pro příjem a výpravu dokumentů. Umožňuje přechod z papírové do digitální podoby. Pomáhá centralizovat zpracovávání zásilek a písemností a zpřehledňuje jejich oběh v rámci organizace. Řešení umožňuje evidovat vybrané dokumenty, e-mailové zprávy a prostřednictvím konektoru lze komunikovat i se systémem datových schránek.

Základní vlastnosti spisové služby:

• přijaté zásilky jsou evidovány centrálně (např. v podatelně dle jednotlivých typů)
• ke každé zásilce specifikované popisnými údaji (metadaty) lze připojit naskenovanou fyzickou předlohu poštovní zásilky (dokumentu)
• zásilky jsou předávány řízeným způsobem ke zpracování odpovědným uživatelům
• dokumenty mohou být dále zpracovávány mimo agendu evidence příchozí a odchozí pošty; účetní doklady jako např. faktury tak mohou procházet samostatnou fází schvalování
• příjemce může vytvořit odchozí zásilku, která je centrálně odeslána (např. opět podatelnou)
• dokumenty jsou řazeny do složek; složky umožňují jejich rychlé nalezení a současně hromadné předávání mezi jednotlivými uživateli a skupinami
• evidence přijaté a odeslané pošty využívá modul „Správa kontaktů“ - to umožňuje při vyřizování zásilek pracovat s centrální databázi kontaktních údajů interních i externích subjektů

Přínosy spisové služby pro organizaci:

• centralizovaná správa přijaté a odeslané pošty
• po vložení do systému mají uživatelé okamžitý přístup k jim určeným dokumentům
• přehled o stavu zpracování dokumentů
• nastavení termínů a priorit zpracování
• odstranění náročné manuální evidence

Možnosti rozšíření:

• návaznost na další agendy systému pro správu dokumentů (např. Faktury, Objednávky)
• rozhraní pro integraci s aplikacemi třetích stran

Chcete se více dozvědět o spisové službě? Neváhejte nás kontaktovat.