Xerox DocuShare Document Management System

Základní Popis Document Management System

Xerox DocuShare je robustní platformou pro efektivní správu elektronických dokumentů a řízení jejich oběhu uvnitř firmy (organizace).
Korporátní stránky Xerox DocuShare

Mezi základní vlastnosti Xerox DocuShare patří:

Ukládání a sídlení dokumentů:

DocuShare je otestován na více jak 100 miliónů dokumentů.

Vyhledávání:

DocuShare poskytuje fulltextové vyhledávání v dokumentech a v metadatech. Požadavky pro vyhledávání lze ukládat a následně využít pro další dotazy pro vyhledávání.

Verzování dokumentů:

Při editaci dokumentů se automaticky ukládá nová verze daného dokumentu. Počet verzí lze nastavit jednotně pro všechny dokumenty nebo individuálně při ukládání nového dokumentu.

Zabezpečení a správa přístupu k dokumentům:

Přístup k dokumentům lze zabezpečit pomocí přidělených práv k dokumentům. Nastavení zabezpečení umožňuje např. čtení dokumentu, jeho editaci, mazání, možnost dokument vyhledat apod. Práva lze aplikovat na jednotlivé uživatele nebo vybrané skupiny.

Auditování pro sledování historie dokumentů:

DocuShare zaznamenává veškeré činnosti, které byly s dokumentem prováděny. Množství a typ činností lze nastavit.

Integrované zobrazení dokumentu a metadat.

Tato funkcionalita umožňuje zobrazeni dokumentu spolu s metadaty, což výrazně ulehčuje práci s elektronickým dokumentem.

Směrování dokumentů a jejich schvalování:

Jde o řízený oběh a předávání dokumentů dle daného procesu.

OCR:

DocuShare dokáže provést OCR na dokumentech, které mají text ve formě obrázku.

Šifrování dokumentů:

Dokumenty jsou na serveru zcela zašifrovány a zabezpečeny pro případ odcizení diskového pole.

Archivace příchozích emailů:

DocuShare umožňuje automatickou archivaci příchozích emailů. Email může být dále posunut k uživateli nebo skupině.

Integrace s Microsoft Windows, Office a Outlookem:

Dokumenty lze rovnou nahrávat nebo ukládat do Microsoft Office aplikací.

Kontektor pro datovou schránku:

Konektor pro datovou schránku umožňuje automatickou archivaci datových zpráv včetně automatického párování metadat.

Vytváření Blogů, Wiki a komentářů:

DocuShare umožňuje vytváření blogů, wiki (jednoduché vytváření a editace webových stránek) a komentářů. Takto lze například jednoduše vytvářet diskuze, intranet, knowledge base apod.

Notifikace:

Notifikace uživatelů na základě definovaných pravidel (např. uložení nového dokumentu do složky, editace dokumentu, změna metadat a mnoho dalších).

Možnosti škálování uživatelských přístupů. Z těchto přístupů vychází i licenční model pro Xerox DocuShare.